スマホから履歴書をメール添付できる？手順やマナー、例文を紹介

求人に応募する際は履歴書の提出が必要であり、最近ではメールに添付しての提出を求めるケースが増加しています。

しかし、手元にスマホしかない場合、履歴書をメールで送るにはどのように添付すれば良いのか悩む方もいるでしょう。

本記事では、履歴書をスマホからメール添付する方法や手順、履歴書をPDFにする仕方を解説します。

メール添付するときのマナーや送付文の例文なども紹介するので、履歴書をメールで送るときの参考にしてください。

これから履歴書を作成する方は「履歴書PRO」で簡単に作成できます。以下のバナーから作成できるため、ぜひ役立ててください。

履歴書をスマホからメール添付できる？

履歴書をスマホからメール添付して送ることは可能です。

そのためには、PDFで作成した履歴書を用意する必要があります。

履歴書をPDFにするには、以下3とおりの方法でおこないます。

上記で作成したPDFの履歴書をメールに添付して送信すれば完了です。

PDFにする方法は次に紹介していきます。

履歴書作成ツールでメール添付する手順

ここからは、スマホから履歴書作成ツールでメール添付する手順を紹介します。

履歴書作成ツールなら、スマホひとつで簡単に履歴書が作れるため、ぜひ試してみてください。

1.履歴書作成ツールに登録する

まずは履歴書作成ツールに登録しましょう。

スマホのアプリストアで探すほか、無料で使えるツールとしては「履歴書PRO」もおすすめです。

簡単なフォームに入力するだけで、履歴書が作成でき、PDF出力やメール送信にも対応しています。

パソコンで作成したい方は、ブラウザで利用できるサービスもあるので検索してみてください。

2.ツールで履歴書を作成する

利用するツールを決めたら、自分の用途に合うテンプレートを選びます。

ツールによって異なるものの、新卒用やアルバイト用など、多種多様なテンプレートが用意されています。

例文が用意されているものもあるため、入力が不安な方は参考にしましょう。

ツールの指示や手順に従い、必要事項を入力したら完了です。

3.データをダウンロードしてPDFにする

履歴書を作成し、最終チェックが終わると、データのダウンロードに移ります。

履歴書作成ツールの多くはPDFに変換してダウンロードできますが、ツールによってはPDFに対応していない場合があります。

そのため、ツールを使う前に、PDFに対応しているのか確認したうえで進めましょう。

PDFに変換した履歴書はスマホに保存するだけでなく、インターネット上の保存サービスにも保存しておくことをおすすめします。

4.メールアプリを開きPDFを添付する

PDFの履歴書の用意ができたら、スマホのメールアプリを開きます。

メールアプリで新規作成画面を開き、PDFの履歴書を添付します。

続いて、送付文の作成に進みましょう。

5.送付文を入れて送信

履歴書をメール添付して送るときは、送付文の入力が必要です。

履歴書を添付しているとはいえ、本文のない状態で送るとビジネスマナーを疑われるので注意しましょう。

送付文は応募先に礼儀を示す大切な部分なので、マナーを守って記入することが大切です。

本記事でも例文を紹介するので、作成時の参考にしてください。

履歴書をPDFにするには？

履歴書作成アプリを使わない場合は、Excel・Wordで作成した履歴書や手書きの履歴書をPDFに変換することでメール添付が可能です。

ここからは、履歴書をPDFにする方法がわからない方に向けて以下の方法を紹介します。

Excel・WordをPDFにする方法

ExcelやWordで作成した履歴書は、以下の手順でPDFに変換できます。

保存する際は必ず保存先を確認してください。

どこに保存したかわからなくなる可能性があるなら、一先ずデスクトップを選んで保存すると良いでしょう。

手書きの履歴書をPDFにする方法

手書きの履歴書をPDFにするには、自宅の複合プリンター、またはコンビニにあるマルチコピー機を利用します。

利用する機器によって違いはありますが、一般的に自宅の複合プリンターを使う手順は以下のとおりです。

続いては、コンビニにあるマルチコピー機を利用する手順を紹介します。

コンビニでPDFにする場合はUSBメモリーに保存するため、USBの用意が必要です。

コンビニを利用する場合は、1枚当たり30円ほどの料金が発生するので、現金を用意しておきましょう。

履歴書をメール添付するときのマナー

ここからは、履歴書をメール添付するときのマナーを解説します。

マナーが備わっていることをアピールできれば、応募先にポジティブな印象を与えられる可能性があるので参考にしてください。

できるだけ早く送る

求人に応募し、応募先から履歴書をメール添付して欲しいと求められた場合は、できるだけ早く送ることが大切です。

提出期限が設定されている場合でも、期限ギリギリに履歴書を添付したメールを送ると「志望度が低い」「意欲がないのかも」と誤解される恐れがあります。

提出スピードは応募者の意欲アピールに役立つため、2～3日以内を目安に送りましょう。

早めに履歴書を送ることで「仕事が早そう」「意欲が高い」とポジティブに受け止めてもらえる可能性があります。

やむを得ない事情によってすぐに提出ができない場合は、提出が遅くなりそうな件といつまでに提出が可能なのかを応募先に伝えておきましょう。

ファイル名は変更して送る

企業に添付する履歴書のファイル名は、採用担当者が見てわかりやすいものに変更しましょう。

「履歴書」といったファイル名の場合、誰の履歴書なのか把握するには開く必要があり、採用担当者に手間をかけてしまいます。

ファイル名を「日付+氏名+履歴書」にすると、いつ誰が送ってきた履歴書なのか一目で把握できます。

※例「20//0401_（氏名）_履歴書.pdf」

履歴書のファイル名に明確なルールはないものの、採用担当者は日々多くの履歴書を受け取っています。

そのため、ファイル名だけで何かわかるようにしておくと、採用担当者が助かるだけでなく、ビジネスマナーが備わってると判断されるでしょう。

履歴書は原則PDFで送る

履歴書をメール添付する際に「ExcelやWordのまま添付しても良いのでは？」と考える方もいるでしょう。

しかし、応募先から指定がない限り、原則PDFで送ることが大切です。

ExcelやWordで送った場合、応募先の環境によってはファイルを開けなかったり、レイアウトが崩れて読みづらくなったりすることがあります。

また、Excel・Word・Googleドキュメントで作成したファイルは、送付後も編集可能な状態なので、先方が誤って情報を消してしまうリスクがあります。

それだけでなく、応募者にとって不利な内容に改ざんされてしまうリスクもゼロではありません。

PDFはOSや使用ソフトに左右されず、改ざんなどの編集をされるリスクを防ぐことが可能です。

他にも、作成当時の見た目のまま開くことができるので、履歴書に適しています。

要件は簡潔に記載する

ビジネスシーンで送るメールは、できるだけ要件を簡潔にまとめて記載することが大切です。

採用担当者は一日に何通ものメールを見ているため、要領を得ないメールは迷惑になる可能性があります。

シンプルで読みやすい文章を心がけることで、読み手の負担を軽減できるでしょう。

履歴書をメール添付するときの例文は次で詳しく解説します。

セキュリティ対策を検討する

履歴書をメールに添付する際に、パスワードの設定は必須ではありません。

しかし、履歴書には個人情報が多く記載されているため、メールの誤送信などにより、情報が漏洩するリスクがあります。

そのため、企業から指定がある場合や、セキュリティ上に懸念があるなら、セキュリティ対策を検討しましょう。

履歴書のパスワードは、PDFの機能を利用することで設定可能です。

PDFにパスワードを無料でつけるには以下の方法があります。

ここでは、Adobe Acrobatを利用してパスワードをつける手順を紹介します。

パスワード付きのPDFを送る場合は、PDFを添付したメールにパスワードも一緒に記載するのはマナー違反です。

そのため、パスワード付きPDFのメール送信後、パスワードを記載したメールを送信してパスワードを共有します。

また、パスワード通知メールを送る際も、丁寧な送付文が必要です。

履歴書をメール添付するときの例文

ここからは、履歴書をメール添付するときの送付文の例文を紹介します。

丁寧な送付文を記載することで、採用担当者に好印象を与えられるので参考にしてください。

例文

書き方のポイント

1.件名

採用担当者は1日に何通ものメールを受け取るため、件名が無題のメールや内容がわからない場合は見落とされる恐れがあります。

確実に見てもらうためには、どのような内容のメールが誰から届いたのか一目でわかる件名にすることがポイントです。

具体的には「履歴書送付の件」「〇〇職応募の件」と要件を端的に示し、そのあと自分の名前を記載しましょう。

2.宛先

宛先の企業名は略さず正式名称を書いたうえで、部署名、担当者名の名前を記載します。

部署名が不明であれば省いても差し支えありません。

採用担当者の名前がわかる場合は記載し、わからないなら「採用ご担当者様」とします。

間違った情報を記載すると採用担当者に届かないため、記載後は必ずミスがないか確認しましょう。

3.あいさつ文

本文の始まりには、あいさつ文を記載します。

初めてメールを送る場合は「初めてご連絡をさせていただきます。（氏名）と申します」と記載してください。

応募先が注目しているのは誰からのメールなのかといった点なので、氏名は名字だけではなくフルネームで載せましょう。

在職中の場合、現職の社名を記載する必要はありません。

二度目以降にメールを送る場合は「お世話になっております」と記載します。

4.本文

本文には「履歴書を添付した」ことを簡潔に伝えることがポイントです。

また、パスワードを設定した場合は、履歴書を添付したメールの本文で「履歴書にパスワードをかけていること」「2通目のメールでパスワードを送ること」を伝える必要があります。

メールでも意欲をアピールしたいと思うかもしれませんが、履歴書に記載したような内容をメールの本文に記載するのは避けましょう。

まとまりのない文章はかえってマイナスな印象につながるため、端的に伝えることを意識してください。

5.締め

最後に、面接を希望する旨を伝え、締めの文章を記載します。

締めの言葉は、相手の時間を考慮した礼儀正しい挨拶で締めくくると好印象につながります。

6.署名

署名には自分の連絡先を正確に記載してください。

記載する順番は以下のとおりです。

電話番号とメールアドレスは、連絡が取りやすいものを選んで載せましょう。

本文との区切りをわかりやすくするために、署名部分を「-」で線を引くことがポイントです。

氏名に読みが難しい漢字が使われていたり、一般的な読み方ではなかったりする場合はふり仮名を振ることをおすすめします。

パスワードを通知するメールの例文

パスワードを通知するメールは二度目になるため、あいさつ文は変更しましょう。

パスワードの部分が目立つように「-」で線を引くと親切です。

履歴書をメール添付する前のチェックリスト

履歴書をメールに添付し、送付文が完成したら、抜けや漏れがないか再度確認しましょう。

最終確認をするには以下のチェックリストを役立ててください。

履歴書をスマホからメール添付する際によくある質問

最後に、履歴書をスマホからメール添付する際によくある質問を紹介します。

以下の疑問を抱えている方は、解決できる可能性があるので早速チェックしてみましょう。

履歴書は何日以内に送るべき？

履歴書はできるだけ速やかに提出することをおすすめします。

案内を受けてから2～3日以内が目安であり、早く提出することで応募意欲が高いと判断してもらえる可能性があります。

提出期限ギリギリになったからといって選考に落ちるとは考えられませんが、少しでもマイナスな印象を与えないためにも、早めの提出を心がけましょう。

履歴書を送るのに適した時間帯はいつ？

早く履歴書を提出したいからといっても、深夜の時間帯に送るのは適していません。

「常識がない」「ビジネスマナーがわかっていない」と思われる可能性があるため、応募先の営業時間内が良いでしょう。

そのなかでも、午前中の10時前後、午後なら2時前後なら、採用担当者が不在という可能性が低く、返信しやすいタイミングなのでおすすめです。

応募メールへの返信が企業から届いた場合は、なるべく早く返信をしましょう。

履歴書をメール添付するときに写真は必要？

応募先に「証明写真不要」と案内されない限り、履歴書に写真は必要です。

写真データを用意し、Web履歴書の写真部分に貼り付けて送りましょう。

履歴書の写真データは写真館や証明写真機、スマホのカメラアプリなどで用意できます。

写真は本人であるかの確認以外にも、マナーを守れているのかがチェックされているため、履歴書において重要といえます。

履歴書をメール添付するときに適切な写真のサイズは？

一般的な証明写真のサイズ（40×30mm）の写真を使用するなら、以下のサイズが一般的です。

上記であれば、どちらも縦横比が4:3で、履歴書に貼り付ける証明写真の比率と同じです。

これよりサイズを小さくすると、画質が粗くなるので注意しましょう。

履歴書をメール添付するときにパスワードは設定する？

応募先からの指定がないのなら、必ずしも履歴書にパスワードを設定する必要はありません。

しかし、パスワードの設定を推奨している企業もあるため、心配な方は事前に送付方法を確認しましょう。

パスワードを設定する場合は、履歴書を送付したメールと、パスワードを通知するメールの2通送る必要があります。

本記事でも例文を紹介しているので、送る際は参考にしてください。

履歴書を添付したメールの返信が来ない場合はどうする？

履歴書を添付したメールを送ったのに、1週間以上返信がない場合「選考に落ちたのか」「届いていないのか」と不安になることでしょう。

結果や面接の案内が届くまでにかかる期間は、一般的に1～2週間ほどといわれています。

新卒採用で一括に大量募集している場合は、1ヶ月ほどかかるケースも珍しくありません。

そのため、2週間は返信を待ち、それでも来ない場合に問い合わせのメールを送りましょう。

企業からの返信が迷惑メールボックスに分類されている可能性もあるため、必ずすべてのメールボックスを確認したうえで送るようにしてください。

問い合わせメールを送っても返信がないのなら、電話で問い合わせましょう。

スマホからでも履歴書のメール添付は可能！なるべく早く送ることが大切

一昔前は手書きの履歴書が主流でしたが、昨今はWeb履歴書を求められる機会が増えています。

履歴書のメール添付はパソコンがなくても、スマホひとつで簡単におこなうことが可能です。

履歴書をメール添付する際は、指定がない限りPDFファイルで送りましょう。

履歴書だけでなく送付文も応募者の人柄を知るために重要なので、マナーを守り丁寧に作成することが大切です。

また、なるべく早く履歴書を提出することで、採用担当者にポジティブな印象を与えるでしょう。

送付文の作成に迷ったら、本記事の例文を参考にして考えてみてください。