退職を電話で伝えてもOK？伝え方のポイントや状況別の例文を紹介

「仕事を辞めたい」「もう続けられない」と決めたら、まずは会社に退職の意志を伝える必要があります。

しかし、様々な理由で出社が困難な方も多くいるのではないでしょうか。もしも出社できない場合、電話での報告が許されるのか、疑問に思う方は少なくありません。

本記事では、退職を伝えるのは電話でも可能なのか、電話で伝える際に気を付けるべきポイントや伝え方、さらに、伝えた後の具体的な流れについて詳しく紹介します。

会社を辞める決断をしても、それを伝えることができなければ次に進めません。本記事でお伝えする情報を参考に、トラブルなく円満な退職ができるよう準備しておきましょう。

退職の連絡は電話でもOK？対面で伝えるのが一般的

退職の連絡は電話でも構いません。しかし、基本的には直接伝えるのが一般的であり、電話での報告を不快に感じる人もいるかもしれません。

特に、仕事を辞めることに対して否定的な考えを持つ人には、電話での連絡がマイナスな印象を与えることもあります。

直接会って「仕事を辞める」と伝えるのが理想ですが、出社が難しい場合もあります。そのような場合は、無理して出社する必要はありません。自分の心身を大切にして、電話で伝えてください。

ただし、「会社に行くのが面倒だから電話で済ませよう」「行きたくないから電話で伝えよう」という理由では、社会人として許されません。

電話での退職報告は法律的には問題ありませんが、できるのにしないのはマナー違反です。あくまでやむを得ない場合の最終手段として考えてください。

電話で退職の意思を伝えていいケース

具体的には、下記の状況であれば電話で伝えてもいいケースといえます。

それぞれどのような状態なのか、なぜ電話での連絡でも構わないのかについて、詳しく紹介します。

出社できないぐらいの体調不良のとき

会社に行けないほど弱っている方、怪我や病気で長期入院をしている方、精神的な不調によってすでに休職状態にある方は、出社できない状態であるケースがほとんどです。

このような場合は、連絡方法として電話を視野に入れておきましょう。

自身の体調が原因の場合、「体調不良で仕事が辞められるのか」「仕事を辞める正当な理由として認めてもらえるのか」と疑問に感じる方もいます。

下記の記事では、様々な視点から体調不良が原因による退職について多くの情報をお伝えしていますので、ぜひ参考にしてください。

ハラスメントを受けているとき

職場でハラスメントを受けている場合、出社に恐怖を感じてしまう方は少なくありません。この場合も、電話での連絡を選択肢のひとつとして考えてください。

無理に出社すればさらにストレスを感じ、精神的な負担が大きくなってしまいます。

もしも上司からハラスメントを受けている場合、辞める意志を伝えても、話をそらされてしまったり受け入れてもらえなかったりすることもあるでしょう。

そのような場合は、他の信頼できる上司や先輩、同僚、もしくは人事担当者に直接連絡するようにしてください。

育児や介護などで出社が難しいとき

家族の急病や介護で家を空けられない場合や、育児で忙しい状態では出社が困難となるでしょう。この場合、電話での連絡を視野に入れてください。

また、「家庭の事情で遠方の実家に長期間滞在しなければいけない」「家族が重病で会社に行く時間を確保できない」という場合は、特に電話での報告をおすすめします。

非常識だと思われないために｜退職を電話で伝える際のポイント

電話での退職報告はあまり良い印象とは言えません。非常識と思われないためにはどうすべきか、気を付けるべきポイントを紹介します。

それぞれ具体的にどういった内容なのかを詳しくみていきましょう。

直属の上司に退職することを伝える

まず大切なのは最初に伝える相手です。退職の原因が上司との関係などではない限り、電話・対面どちらの方法であっても、退職の意志をまず伝えるべきは直属の上司がマナーです。

その後の手続き関連などのやり取りも、上司と進めていくのが基本となります。

しかし、仮に上司からのハラスメントなどが原因の場合、直接人事や他の上司に伝える方法もあるということを頭に入れておきましょう。

電話する時間帯に注意する

就業時間に電話を掛ける際は、時間帯が大切です。始業直後や終業間際はもちろん、会社や業務によっては1日の中で忙しい時間帯などもありますので、そういったタイミングも避けるようにしましょう。

また、昼休憩の時間帯もおすすめできません。食事のために上司が外出していることもあります。

仮に電話が通じても、休憩中のため再度かけ直す必要があり二度手間となってしまうでしょう。

仕事が落ち着き電話をする余裕のある時間を見極め、自分だけではなく伝える上司に対しても負担が掛からないよう注意してください。

直接退職を伝えられないお詫びをする

本記事でもお伝えしているように、電話で伝える方法を選ぶ際には様々な理由があります。

しかし、どんな理由であれ電話で報告することに対して必ずお詫びするようにしてください。本来であれば、直接顔を見て退職の意志を伝えるのが一般的です。

どうしても出社が難しく電話で伝えることになった場合、事情をしっかりと説明したうえで丁寧にお詫びすれば、不快な印象をあたえず、状況をきちんと理解してもらえます。

退職理由を簡潔に伝える

なぜ仕事を辞めるのか、その理由を簡潔に伝えてください。

1から10まで全てを話す必要はありません。詳細を伝えすぎてしまうと、退職を引き止める交渉材料とされるリスクがあります。また、会社に対する不満や愚痴は、相手に良い印象を与えません。

退職までの短い期間でも、関係性が悪くなってしまうためネガティブなことは避けましょう。

具体的にどう伝えればいいのか分からないという方は、下記の記事を参考にしてください。退職理由ごとの適切な伝え方などについて説明しているので、ぜひチェックしてみましょう。

トラブル回避のために電話の内容を録音しておく

トラブルを回避するため必ず内容を録音してください。電話では、対面での話し合い以上に双方で認識の違いが生じる、「言った・言わない」の水掛け論になるというトラブルが起こりやすくなります。

会話内容を録音すれば後から確認できるので、万が一の場合の証拠となるでしょう。誤解なくスムーズに話を進めるためにも、しっかりと録音しておきましょう。

【状況別】会社を辞めることを電話で伝える際の例文・伝え方

退職を電話で伝える場合、状況により適した伝え方が異なります。

上記2つのパターンの場合、どのように伝えればいいのか、例文や伝え方について詳しくみていきましょう。

病気・体調不良で退職する場合

病院での受診結果、現在の心身の状態などを伝えます。なぜ仕事が続けられないのか、今どういう状態なのかをしっかりと話してください。

以下は、病気や体調不良で退職する際の例文として参考にしましょう。

また、病気や体調不良が原因の場合、既に休職している方も少なくありません。その場合、休職していることに対しても一言お詫びを伝えましょう。

退職理由を伝えづらい場合

場合によっては、理由を伝えにくいということもあるでしょう。その際には、無理に述べる必要はありません。「一身上の都合」として連絡してください。

上司によっては、詳しい理由を尋ねてくることもありますが、言いたくないことは伝えなくてOKです。退職の意志が相手に伝えられれば問題ないので、伝えづらい、言いたくないという場合は下記の例文を参考にしてください。

退職の電話をするのが怖い場合は退職代行の利用がおすすめ

「退職したいけれど会社に行けない」「電話すべきなのに中々できない」など、どうしても自分で直接連絡ができないという場合、プロに頼るのもひとつの方法です。

退職代行は、会社を辞める意志を伝えるだけではなく、その後のやり取りや交渉まで全て請け負ってくれます。

退職の意志を伝えたり、必要な手続きを代行してくれるので、自分で何かしらの行動を起こす必要がありません。

近年では無料相談を受け付けてくれるところも多くあるため、一度問い合わせてみてはいかがでしょうか。中には、転職支援を実施していることもあるので、新しい職場を見つける際の頼りにもなります。

下記の記事では、おすすめの退職代行サービス14選の紹介や、料金相場、退職代行に依頼して失敗しないための選び方などについて詳しくお伝えしていますので、ぜひ参考にしてください。

電話で退職を伝えた後の流れ・やるべきこと

電話で退職を伝えた後は、主に下記のような流れで進めていきます。

退職までの期間をスムーズかつトラブルなく過ごすためにも、どのような流れで進めていくのか、何をやるべきかを正しく理解しておきましょう。

退職届と会社の備品を郵送する

電話で退職の意志を伝え会社側が了承したら、退職届を提出します。

退職届は必須ではありませんが、明確に退職の意志を伝える正式な書類として重要となるため、郵送するようにしましょう。退職届は「内容証明郵便」を利用することで、トラブルなく届けることが可能です。

社員証、制服、パソコン、社用携帯など、会社から貸与されたものも返却してください。有効期限内の資格確認書を持っている場合は、会社の案内に従って一緒に郵送します。マイナンバーカードと「資格情報のお知らせ」は同封しません。

事前に返却すべきものや郵送先の住所などを確認しておくとスムーズです。

過去の取引先や関係者に連絡をする

社会人のマナーとして、これまでの取引先や関係者にも連絡をしましょう。退職のあいさつと今までお世話になったお礼を伝えてください。

退職を上司に伝える際と同様に、基本的には直接会って伝えるのが理想です。しかし、どうしても直接伝えることができない場合もあるでしょう。そういった場合はメールや手紙などできちんとあいさつしてください。

また、取引先や関係者へ連絡をする場合、今後のスケジュールや後任を決め、なおかつ上司からの許可が得られてから行うということを頭に入れておきましょう。

業務の引き継ぎを行う

出社の必要がなくなったとしても、これまで自分が携わった業務をそのまま放置するのは社会人としてマナー違反です。業務の引継ぎは必ず行うべき大切な作業といえます。

詳細な資料を作成してメールで送信したり、必要に応じて電話で対応したりなど、スムーズに引継ぎできるよう対応してください。

引継ぎ作業は予想以上に時間も手間もかかります。そのため、退職を決めたら速やかに引き継ぎ業務を始めましょう。前もって計画を立てておけばスムーズに進めていけるでしょう。

離職票など退職関連の書類を受け取る

社会保険や厚生年金など、様々な退職関連の書類が送られてくるので、全て受け取り大切に保管してください。もしも退職後2週間経っても書類が手元に届かない場合、会社に問い合わせてみましょう。

問い合わせても明確な返答が得られなかったり、書類をなかなか送ってもらえなかったりなどのトラブルが生じた場合は、税務署やハローワークに相談してください。

まとめ

「退職を伝えるために会社に行かなければ」「最後の挨拶はしっかり顔を見てするべき」と考える方は多く、電話での退職報告は非常識に受け取られてしまうケースは少なくありません。

しかし、どうしても出社できない、上司と顔を合わせたくないと、やむを得ない理由から電話での退職報告を選択する方もいるでしょう。

電話で退職を伝える行為自体には何の問題もありません。もちろん、可能であれば直接会社へ赴き伝えるのが一般的です。しかし、その行為自体が大きなストレスになってしまう場合、自分を守るためにも電話での退職報告を検討しましょう。

非常識に捉えられないよう注意すべきポイントを押さえておくことで、スムーズかつ円満に退職まで進めていけます。本記事でお伝えした情報を参考に、電話で退職を伝え気持ちよく新しいスタートを切りましょう。